Autenticação de documentos

Um dos atos mais praticados nos cartórios de notas é a autenticação de documentos. Ainda assim, apesar de corriqueira sua prática, diversas são as particularidades que permeiam o ato.

Apesar de parecer simples, as consequências de uma autenticação feita de forma irregular podem ser extremamente prejudiciais ao tabelião de notas, motivo pelo qual é de muita valia a obediência às normas da Corregedoria Geral da Justiça e atenção redobrada na vistoria e perícia dos documentos apresentados.

O artigo 7º, inciso V, da Lei 8.935/94 atribui ao tabelião de notas competência exclusiva para autenticar cópias, sem, no entanto, ditar normas para que o ato seja praticado. Assim, o cada estado federado regula a autenticação via Corregedora Geral.

No Espírito Santo, a regulamentação está prevista nos artigos 677 a 684 do Código de Normas, além de outras regulamentações esparsas advindas de provimentos diversos.

Como é cediço, as autenticações só poderão ser feitas mediante a apresentação do documento original que se pretende reproduzir. É expressamente vedada a utilização de outra cópia para fins de autenticação, salvo, neste último caso, se esta cópia houver sido autenticada pela própria serventia (art. 677, CN).

A exceção de que trata o parágrafo antecedente tem fundamento na possibilidade de verificação dos itens de segurança que deve revestir o ato, ou seja, sendo a autenticação feita dentro da própria serventia, poderá o tabelião ou o preposto conferir com exatidão a assinatura daquele que lavrou o ato anterior, bem como conferir as etiquetas utilizadas e etc. Esta se mostra uma forma de desburocratização sem, no entanto, diminuir a segurança.

Os documentos a que se pretende autenticar deverão ser minuciosamente “periciados” pela serventia. Os tabeliães não deverão ater-se somente à mera conferência dos textos ou ao aspecto morfológico da escrita, mas verificar, com cautela, se os documentos copiados contêm rasuras ou quaisquer outros defeitos. Nestes casos o ato poderá ser praticado, porém com as respectivas ressalvas na autenticação.

O notário deve ter cuidado ao autenticar documentos como a identidade, por exemplo. A cédula é composta por diversos itens de segurança, como impressão em alto relevo, fibras luminescentes, fibras coloridas, impressão luminescente, dentre outros.

Luiz Guilherme Loureiro, em seu livro Registros Públicos – Teoria e Prática, assevera que não seria possível a autenticação de documento de identidade replastificado: “Os sinais que garantem a autenticidade do documento, como a gramatura do papel, a presença de marca d’água ou outro item de segurança, se a fotografia não foi trocada ou o texto adulterado. Em nenhuma hipótese poder-se-á tirar cópia autenticada de documento replastificado, uma vez que a cobertura plástica torna impossível o exame acima citado”.

O Código de Normas do Espírito Santo é omisso neste sentido, no entanto, deve o tabelião se ater a estas regras de segurança e caso haja fundada suspeita de fraude deverá recusar a autenticação do documento e comunicar, de imediato, à autoridade policial (art. 678, §3º do CN).

As reproduções reprográficas de outra reprodução reprográfica não poderão ser autenticadas, salvo se revestidas de pública forma. Esta restrição, no entanto, não abarca aquelas emanadas e certificadas por autoridade ou repartição pública, como por exemplo, as cartas de ordem, sentenças, arrematação, adjudicação, formais de partilha e certidões da junta comercial, sendo que aquelas provenientes de outras comarcas somente serão autenticadas se nelas estiver reconhecida a firma do signatário.

Sempre que possível as autenticações serão realizadas na frente (anverso) do documento, sendo que para cada reprodução corresponderá a um instrumento de autenticação, ou seja, será utilizado um selo para cada face de documento autenticado.

A Corregedoria da Justiça do Espírito Santo, ao regulamentar a implantação do selo físico, dispôs neste sentido no artigo 1º, §1º, “e” do Provimento 026/2005: “pela autenticação de cópia, frente e verso de documentos de identidade, título de eleitor, cartão de identificação do contribuinte ou outros assemelhados serão aplicados dois Selos de Fiscalização”.

Vale salientar que os espaços em branco nas folhas em que constar a autenticação deverão ser inutilizados. É usual que se utilize, por exemplo, o carimbo “Em Branco” no verso do documento para evitar que seja impresso qualquer outra informação, dificultando assim a ação de possíveis fraudários.

Também será permitida a autenticação reprográfica ou eletrônica de documentos contábeis ou fiscais de empresas, desde que assinados eletronicamente, conforme a Norma Brasileira de Contabilidade aprovada pela Resolução nº 1.020/2005[1] e titulação NBC-T 2.8.

O procedimento para tanto é ditado pelos §§ 1º e 2º do artigo 684 do Código de Normas, de modo que “os documentos digitalizados devem ser assinados pela pessoa física ou jurídica responsável pelo processo de digitalização, pelo contabilista responsável e pelo empresário ou sociedade empresária que utilizarão certificado digital expedido por entidade devidamente credenciada pela ICP – Brasil”, e que deverão, posteriormente ser apresentados ao Tabelionato para autenticação.

Portanto, deve o titular da serventia de notas ater-se às regulamentações do Código de Normas, observando sempre recomendações de segurança, conferindo o teor das informações contidas nos documentos, sua gramtura e, principalmente recusar a prática do ato caso haja fundada suspeita de fraude.

 Autor: Bruno Bittencourt BIttencourt

Fontes:

LOUREIRO, Luiz Guilherme. Registros Públicos. Teoria e Prática. – 2. ed. – Rio de Janeiro : Forense ; São Paulo : Método, 2011.

Código de Normas da Egrégia Corregedoria Geral da Justiça do Espírito Santo.

Apostila de Documentoscopia de Luiz Gabriel Costa Passos.